Paperless-ngxの使い方｜書類を1件取り込んで検索する

紙の書類をスキャンしたのに、あとから見つけられない。Paperless-ngxは書類を取り込み、文字を読み取って検索できるようにする仕組みです。最初に大切な点：これは普通のアプリのように入れるだけではなく、Dockerと保存先を用意して起動する必要があります。この記事は、すでに画面へログインできる人向けです。

はじめる前に用意するもの

• 管理者が準備したPaperless-ngxのログイン画面。まだない場合は、公式導入手順を確認してください。
• 内容を外へ出しても問題のない、個人情報を含まないテスト用PDFまたは画像。
• 紙から始める場合は、手元の複合機やスキャナーで作ったPDF。スキャナーの購入は必須ではありません。

1. テスト用の書類を画面へ入れる

Paperless-ngxにログインし、ダッシュボードのアップロードボタンを選びます。または、PDFファイルを画面へドラッグしても取り込めます。はじめは自分で作った「テスト書類.pdf」を1件だけ使い、顧客情報・契約書・医療情報は試験に使わないでください。

2. 取り込みが終わるまで待つ

画面にアップロードした直後は、まだ文書一覧に出ないことがあります。Paperless-ngxがファイルを読み取り、処理を終えるまで待ちます。書類の種類によってはOCRで文字を取り出します。英語以外の文書が多い場合は、管理者がOCR言語を設定しているか確認してください。

3. 書類を開いて読み取りを確かめる

文書一覧に現れたテスト書類を開き、タイトルや日付などを確認します。書類の中にある特徴的な単語を1つ選び、その文字が文書の詳細に表示されているか確認してください。OCRは読み間違えることがあります。金額・日付・名前を自動認識だけで確定せず、原本と照らし合わせます。

4. その単語で検索する

文書一覧の検索欄に、先ほど確認した単語を入力します。テスト書類だけが結果に出れば、取り込みから検索までの流れが動いています。結果が出ない場合は、OCR処理が終わったか、文字が正しく読み取られたか、検索語の表記が一致しているかを順番に見直します。

5. 書類を少しずつ整理する

必要に応じて、取引先（Correspondent）、書類の種類（Document Type）、タグを付けます。日付や取引先の自動推測は間違うことがあるため、少ない件数で試し、正しいか確認してから運用を広げます。