Baserowフォームの使い方｜問い合わせを表にまとめて返信漏れを防ぐ

メールやチャットに届いた問い合わせを、あとから表へ転記していませんか？Baserowなら、受付用のフォームを作り、送信された回答を一覧表の新しい行として受け取れます。この記事では「備品の不具合を受け付け、担当と対応状況を管理する」小さな例で、項目づくりからテストまで行います。

完成イメージ：不具合の受付から対応完了まで

表には「受付内容」「カテゴリ」「詳細」「連絡先」「担当」「状況」を並べます。利用者はフォームから最初の4項目を送信し、担当者は管理表で担当と状況を更新します。最初から大きな業務システムにせず、返信が漏れやすい一種類の受付だけを扱います。

手順1：空の受付表を作る

1. 1Baserowにログインしてデータベースを作る

   Baserow Cloudを使う場合は公式サイトからワークスペースを作成し、新しいデータベースを作ります。Cloudを選べばDockerやサーバーを用意せず、ブラウザーから始められます。

2. 2テーブルに項目を作る

   テーブル名を「備品の不具合受付」にします。最初の列を「受付内容」（1行テキスト）、次を「カテゴリ」（単一選択：パソコン／備品／施設）、次を「状況」（単一選択：未対応／確認中／完了）にします。さらに「詳細」（長文）、「連絡先」（メール）、「担当」（テキスト）を追加します。

3. 3入力欄に必要な情報だけ残す

   回答者に入力してほしい「受付内容・カテゴリ・詳細・連絡先」をフォーム用にします。「担当・状況」は内部で処理する欄なので、入力フォームから外します。必要な列をフォームに残すことで、担当者の情報や内部メモを回答者に見せずに済みます。

手順2：フォームを作り、自分で一度送る

1. 1Form viewを追加

   表のビュー選択からFormを選び、新しいフォームビューを作ります。フォームの説明に「故障した備品名と症状を書いてください。緊急の場合は電話でも連絡してください」のように、回答者の次の行動も記載します。

2. 2必須欄と表示順を設定

   受付内容・カテゴリ・詳細を必須にし、連絡先は必要な場合だけ必須にします。住所や個人番号など、今回の処理に必要ない情報は尋ねません。回答後のメッセージを「受付しました。担当者が確認します」に設定します。

3. 3公開前にプレビューとテスト回答

   Previewで回答者の画面を開き、スマートフォンでも読めるか確認します。実在の顧客情報を使わず、「会議室Aのマイクが入らない」という架空のテストを送信します。表に1行増えたか、入力が正しい列に入ったか、担当・状況の列がフォームで表示されていないか確認します。

4. 4問題がなければ共有リンクを有効にする

   Share formからURLを取得します。誰でも送れる公開フォームになるため、公開場所を必要な人に限定し、不要になったら共有を停止またはURLを再生成します。

手順3：表で担当と状況を追う

回答が届いたら管理表で担当者を決め、「未対応」から「確認中」「完了」へ状況を更新します。カテゴリで絞れば「パソコンの不具合だけ」、状況で絞れば「未対応だけ」を見られます。週に一度、未対応の行と連絡先の空欄を確認する時間を決めると、フォームを作っただけで放置するのを防げます。

Cloud Freeの行数はワークスペース単位の上限です。無料で始められることと、無制限に使えることは別です。Self-hostedもサーバー代や保守の手間は残るので、まずはCloud Freeで小さなテスト表を作り、必要な件数や共同利用の条件が分かってから選ぶのが安全です。

表計算・自作フォームと、できあがるものを比べる

まず5件だけ受け付けるなら、慣れた表計算とフォームでも十分です。担当者が複数になり、回答と対応状況を同じ場所で追いたいならBaserowのような一体型が分かりやすくなります。専用アプリを自作すると見た目や通知を細かく合わせられますが、フォームが動くWeb公開環境と安全なデータ保存まで作り、更新する責任が残ります。Claude/Codexはその開発を手伝えますが、運用済みの受付サービスを自動で用意してくれるわけではありません。